Ruido, pésimo control de la temperatura, falta de confidencialidad, sensación de hiper-supervisión son las quejas más referidas por los usuarios de las oficinas abiertas. Una idea que llegó a los espacios de trabajo hace más de quince años, parece estar colapsando en la actualidad. ¿Qué explica este cambio?

Las empresas entraron en la moda de los espacios abiertos para acogerse a lo que parecía ser la solución a los problemas de comunicación en los equipos de trabajo. Las oficinas abiertas reducen el consumo de electricidad (iluminación y climatización) y además permiten que los empleados compartan el uso de impresoras, scanner, fotocopiadoras y ello alivia la inversión en máquinas de oficina.

Además, los espacios abiertos permitieron cierta «democratización» de la entrada de luz natural, del provecho de la vista exterior y de los espacios cerrados para las reuniones; aspectos que estaban reservados para los jefes.

En lo cotidiano, se buscó que todos los usuarios del espacio abierto se hicieran responsables del ambiente de trabajo, de la limpieza y del manejo del ruido. Igualmente, todos los trabajadores, estarían al alcance de sus compañeros y estarían moderadamente bien informados de lo que pasa en la oficina.

La escuela de Administración de Negocios de Harvard, hizo un estudio en el que comparó la intensidad, calidad y frecuencia de la comunicación en equipos de trabajo antes y después de haber hecho el cambio de espacios cerrados a espacios abiertos de trabajo.

¿Qué encontraron?

Los intercambios de comunicación en los espacios abiertos son 3 veces menos frecuentes que en los espacios cerrados y el contenido de la comunicación es insatisfactorio: incompleta, apresurada sin lugar a preguntas o aclaraciones.

¿Qué explica estos resultados?

Los espacios abiertos de trabajo exponen la información. Tanto el emisor como el receptor deben cuidar el contenido, pero también deben cuidar su propio puesto de trabajo. Ni el emisor quiere parecer que da mas información que la que corresponde, ni el receptor quiere parecer ineficiente o torpe delante de sus compañeros y por ello no solicita información complementarios. Además, ni el uno ni el otro, quieren entorpecer el trabajo de los demás que frecuentemente se quejan del ruido ambiental, de no tener espacios cerrados para aislarse si hay la necesidad de hacerlo, hacer o recibir una llamada telefónica.

Y ahora ¿Qué viene para los espacios de trabajo?

Sin embargo, no se ve probable un retorno a los espacios de trabajo cerrados. La tendencia, muy alimentada por las nuevas formas de trabajo (teletrabajo, equipos virtuales, horarios flexibles, liderazgo compartido, entre otros) impulsa los espacios de trabajo abiertos a ser espacios «apelativos».

¿Qué es un espacio apelativo?

Son lo opuesto a los espacios multifuncionales. Mientras el espacio multifuncional está adaptado a un sinnúmero de actividades, el espacio apelativo, está reservado para una función específica. Pero, a diferencia de los espacios cerrados que son para el uso exclusivo de un empleado, los espacios apelativos pueden ser compartidos por los empleados que requieren condiciones ambientales similares .

Algunos ejemplos de espacios apelativos.

Un espacio apelativo es la oficina con excelente aislamiento acústico e inigualable iluminación que se usa para trabajos que requieren suma concentración y silencio. Otro espacio apelativo puede ser una serie de cabinas habilitadas para la atención telefónica pero que pueden ser fuente de ruido y distracción para los demás colegas. Un espacio apelativo, es el espacio abierto con computadores, scanner, fotocopiadoras e impresoras que están a disposición de quienes desarrollan una intensa actividad de elaboración de documentos. Finalmente, un espacio apelativo es la sala de reuniones en la que se convocan grupos de empleados que requieren tratar presencial o virtualmente temas que son de su interés particular.

¿Qué rol tienen los jefes?

Adicionalmente a sus funciones de coordinación, liderazgo, organización o control, los jefes deben promover que los diferentes espacios apelativos cumplan su función de facilitar la ejecución de las actividades. Los asistentes de la administración deben asegurar que los espacios apelativos sean suficientes y convenientes. La reserva de estos espacios debe ser proporcional a las funciones que desempeñan los empleados y debe prever un margen de tolerancia en la disponibilidad de los espacios para los imprevistos.

En síntesis, los espacios apelativos buscan balancear las necesidades colectivas y las necesidades individuales en los lugares de trabajo.

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