Olvídese de la gestión del tiempo y dedique energía a la gestión de la atención.

En mis 15 años como psicólogo organizacional he escuchado las quejas frecuentes de jefes y empleados que no encuentran respuestas a sus necesidades de “manejo del tiempo”. Han tratado de usar, sin mucho éxito, agendas compartidas, metodologías de administración del tiempo, calendarios dinámicos, programadores de reuniones.

Además del uso de estas tácticas empresariales, quizá es el momento para preguntarse por las ayudas para mejorar la atención.

La Gestión del tiempo, aparece frecuentemente referida entre las acciones de mejoramiento en indicadores de efectividad empresarial. Las oficinas abiertas, la comunicación directa por intranet, los emails y demás ayudas tecnológicas y metodológicas ayudan a regular el uso del tiempo en la oficina. Sin embargo, dificultan el mantenimiento de la atención en las propias responsabilidades, procesos y procedimientos.

A la manera de ‘gimnasia para el cerebro’, aquí les propongo tres acciones concretas para mejorar sus niveles de atención en el trabajo.

Control del entorno

Aquí es necesario reducir dos fuentes de distracción : las alertas sonoras de los dispositivos y las interrupciones inoportunas de los colegas.

Reduzca el volumen de las alertas sonoras de los dispositivos que no requiera en la oficina. Determine una frecuencia para revisar los mensajes que lleguen. Establezca el nivel de urgencia de la respuesta. Aquellos mensajes que no son urgentes, pueden ser respondidos en un plazo razonable de, por ejemplo, dos horas. Un trabajador eficiente no es aquel que responde inmediatamente los correos electrónicos. Es más confiable un colega que envía una respuesta confirmando que revisó el tema que se aborda y posteriormente, ofrece información relevante, pertinente, suficiente y oportuna. Así se evitan las largas conversaciones por correo electrónico.

Con los compañeros de trabajo la cosa no es tan sencilla. Considero que la clave es acordar una alerta visual que indique que usted está desarrollando una actividad que requiere toda su atención y usted prefiere no ser molestado. He encontrado líderes de equipos que han acordado señales visuales tipo semáforo. Un botón verde que está a la vista de todos, indica que estás disponible para atender todo tipo de consultas. Un botón amarillo indica que prefieres no ser interrumpido pero podrías atender asuntos muy importantes. Y finalmente, un botón rojo, indica que requieres absoluta concentración para desarrollar una actividad específica y por tanto, prefieres no ser interrumpido a menos que se traten de asuntos urgentes.

Entrene el cerebro.

Este órgano ha evolucionado para adaptarse a las diferentes condiciones del ambiente. Para ello, debe estar atento a todas las situaciones del exterior para generar los ajustes convenientes. El cerebro está diseñado para atender a todo lo que pase alrededor. Tratar de enfocar la atención en una sola actividad requiere un entrenamiento.

El mejor entrenamiento es realizar actividades de principio a fin. Se trata de actividades que vayan aumentando el nivel de dificultad. Podría tratarse de armar un rompecabezas, aprender a interpretar un instrumento musical, lanzarse a aprender un arte manual como la pintura, el tejido, la cerámica o la escultura. Todas estas actividades reúnen los requisitos:  se actividades que se pueden desarrollar de principio a fin y que pueden aumentar su nivel de complejidad.

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